Estudiosa de la UMBVirtual en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi

Dentro del proceso de aprendizaje, nuestros estudiosos de la UMBVirtual llevan a cabo sus prácticas empresariales, teniendo la oportunidad de entrar a la vida laboral o mantenerse activos durante su proceso de formación.

 

Hoy queremos compartir el valioso trabajo de Sandra Rodríguez, estudiante del programa Técnico en Gestión de Procesos Administrativos y quién adelantó sus prácticas profesionales en Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC).

 

El objetivo de su aporte fue generar estrategias que mejoraran el acceso a la información documental, evitando la pérdida de documentos e incrementando la satisfacción de los clientes internos y externos del Instituto.

 

Lo que hace vital la gestión de IGAC es precisamente el buen manejo que dan a su recurso documental, la distribución, los límites y las actualizaciones geográficas colombianas dependen del Instituto, lo que le da suma importancia a nivel de ordenamiento territorial en el país.

 

Sandra, en su intervención práctica laboral logró estructurar dos matrices DOFA, una interna y una externa, que permiten entender los procesos que adelanta el IGAC con sus públicos de interés.

 

Dentro de los hallazgos, nuestra estudiosa encontró que el Instituto cuenta con un sistema de Alta Calidad que le permite asegurar la información a través de un Sistema de Gestión Integrado que le permite mantener un reconocimiento nacional fundado en la experticia, experiencia y talento humano de calidad.

 

Además, en cuanto a los servicios y productos ofrecidos por el IGAC, su demanda es alta y los públicos objetivos confían en la veracidad y seguridad de la información, sin embargo no es fácil la apropiación de la información ya que no hay un elevado manejo de herramientas tecnológicas, lo que produce retrasos en la actualización de información y una ausencia en el sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo que permitan la trazabilidad de documentos,

 

Para contrarrestar los efectos negativos y mantener una gestión de alta calidad, Sandra propuso generar un plan de acción en el área documental con el fin de tener mayor control y trazabilidad de información para garantizar la consulta, conservación, localización y tiempos de respuesta a los usuarios internos y externos reduciendo riesgos como la duplicidad y pérdida de información.

 

Con la configuración de matrices DOFA, marcos lógicos y una matriz de steackholders, nuestra estudiosa encontró y mostró las grandes oportunidades de actualización de la IGAC para ir a un nivel mucho más estricto en calidad y llevándolo a un nuevo nivel administrativo donde la tecnología puede ser una herramienta que fortalezca la misión del Instituto.

 

Al terminar Sandra comparte un comentario valioso para todos sus compañeros de la UMBvirtual que están evolucionando la educación.“La posibilidad de formarse actualmente en la modalidad virtual permite entender que los tiempos y el mundo cambian obligando a que las personas evolucionen y cambien la forma tradicional de educarse. El uso de la tecnología hace posible acercarse a las metas de las personas ya que se disminuye dificultades como son: horarios poco flexibles, costo de traslado entre el trabajo y la universidad.

 

Es la motivación de aprender y la conexión a internet factores que pueden hacer posible desarrollar un nuevo modelo de educación donde muchos estudiantes se benefician al no encontrar una enorme diferencia entre lo que se vive y lo que se aprende.”

2018-10-18T18:08:08+00:00